Ein neu angelegtes feeflow-Konto ist leer, Ihr Bestand ist es nicht. Diese Seite gibt einen Überblick darüber, auf welchen Wegen bestehende Daten nach feeflow kommen, welcher Weg was mitbringt und was Sie in jedem Fall selbst anlegen. Sie ersetzt keine der ausführlichen Anleitungen, sondern zeigt, welche davon für Sie die richtige ist.
Der Grundsatz vorweg: Kunden und Polizzen müssen Sie in aller Regel nicht abtippen. Von Hand anlegen ist der Weg für einzelne Neukunden, nicht für einen bestehenden Bestand.
Die vier Wege im Überblick
| Weg | Was dabei ankommt | Wie oft |
|---|---|---|
| Anbindung an ein Maklernetzwerk oder einen Pool | Kunden und Polizzen | laufend, ohne Zutun |
| Import aus Ihrem Kundenverwaltungsprogramm | Kunden mit Stamm-, Kontakt- und Bankdaten | einmalig, wiederholbar |
| Datenlieferungen (OMDS) | Polizzen, Provisionen, Mahnungen, Fonds und Schäden | je Lieferung Ihres Versicherungsunternehmens |
| Individuelle Anbindung | je nach Quellsystem | nach Vereinbarung |
Die Wege schließen einander nicht aus. Ein typischer Fall ist die Kombination aus einer Netzwerk-Anbindung für die Kunden und den OMDS-Datenlieferungen für die Provisionsdaten der einzelnen Versicherungsunternehmen.
Weg 1: Anbindung an ein Maklernetzwerk oder einen Pool
Arbeiten Sie mit einem Maklernetzwerk oder Pool zusammen, das an feeflow angebunden ist, brauchen Sie weder Datei noch Import: Ihre Kunden und deren Polizzen kommen über die Schnittstelle herein und werden laufend abgeglichen.
Ob für Ihr Netzwerk eine solche Anbindung besteht, erfahren Sie bei Ihrem Partner oder beim Support. Alle Anbindungen folgen demselben Muster; was hier über den Ablauf steht, gilt daher für jede von ihnen.
So verhält sich eine Anbindung im Betrieb:
- Der Abgleich läuft von selbst. feeflow holt die Änderungen zweimal täglich, um 7:00 und um 19:00 Uhr, und zusätzlich bei jeder Anmeldung. Änderungen, die Ihr Netzwerk kurz zuvor gemacht hat, sind damit meist schon da, wenn Sie sich anmelden.
- Sie können ihn selbst anstoßen. In der Kundenliste liegt dafür eine Schaltfläche, die den Namen Ihres Partners mit dem Zusatz „-Sync“ trägt. Daneben steht der „Vollständige Abgleich“, der den kompletten Bestand neu einliest statt nur der Änderungen. Einen einzelnen Kunden aktualisieren Sie direkt auf dessen Kundenseite.
- Übernommene Felder sind gesperrt. Was aus dem Netzwerk stammt, lässt sich in feeflow nicht überschreiben; die betreffenden Felder sind im Bearbeiten-Dialog grau und tragen einen Hinweis. Geändert wird auf der Seite des Netzwerks, feeflow zieht beim nächsten Abgleich nach.
- Es wird nichts gelöscht. Eine Polizze, die im Quellsystem verschwindet, bleibt in feeflow bestehen und behält ihren Status. Ein stornierter Vertrag bleibt damit dauerhaft nachvollziehbar.
Auch der Einstieg selbst kann über das Netzwerk laufen: Registrierung und Anmeldung erfolgen dann im Portal des Partners, und Ihre Personen- und Firmendaten sind in der Registrierung bereits ausgefüllt. Beschrieben ist das unter Registrierung über einen Vertriebspartner und Anmeldung über einen Vertriebspartner.
Hinweis
Ob für Ihr Netzwerk eine Anbindung besteht, sagt Ihnen der Support. Eingerichtet wird sie nicht in der Oberfläche, sondern von feeflow für Ihr Unternehmen.
Weg 2: Import aus Ihrem Kundenverwaltungsprogramm
Führen Sie Ihre Kunden bisher in einem eigenen Kunden- oder Maklerverwaltungsprogramm, übernehmen Sie den Bestand über eine Excel-Datei. Nahezu jedes solche Programm kann seine Kundenliste als Excel- oder CSV-Datei ausgeben; diese Ausgabe ist der Ausgangspunkt.
Der Ablauf in Kurzform:
- In der Kundenliste über „Importieren“ die Vorlage
Kontaktimport.xlsxherunterladen. - Ihre exportierten Daten in die Spalten der Vorlage übertragen. feeflow erkennt die Spalten an ihren Überschriften — eine selbst gebaute Datei wird nicht gelesen.
- Die ausgefüllte Datei hochladen. Der Dialog nimmt nur
.xlsx-Dateien an.
Übernommen werden unter anderem Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Firma, Betreuer, E-Mail, Telefon, Anschrift, Geburtsdatum, Firmenbuch- und UID-Nummer sowie die Bankverbindung. Jede Zeile braucht mindestens eine der drei Angaben Kunden-ID (Ihre eigene Kennung für den Datensatz), Nachname oder Firma; eine Zeile ohne alle drei überspringt feeflow ohne Meldung. Die Kunden-ID lohnt sich trotzdem: Über sie erkennt ein späterer zweiter Import dieselben Kunden zuverlässig wieder. Ohne sie sucht er über Vor- und Nachnamen, bei einer Firma über den Firmennamen.
Zwei Eigenschaften sind wichtig:
- Der Import überschreibt nichts. Findet er einen passenden Kunden, ergänzt er dort nur leere Felder. Bestehende Werte bleiben unangetastet.
- Der Import läuft im Hintergrund. Die Meldung „Kunden erfolgreich importiert!“ erscheint, sobald die Datei angenommen ist; die Kunden kommen danach nach und nach in die Liste. Eine Rückmeldung zu einzelnen Zeilen gibt der Dialog nicht. Fehlt ein Kunde, prüfen Sie seine Zeile und laden die Datei erneut hoch — bereits übernommene Kunden werden dabei nur ergänzt, nicht doppelt angelegt.
Den vollständigen Ablauf samt Feldliste beschreibt Kunden anlegen und pflegen.
Tipp
Wenn Sie beim Export aus Ihrem bisherigen Programm oder beim Zuordnen der Spalten Unterstützung brauchen, hilft der Support beim Import Ihrer bestehenden Kundendaten. Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Weg 3: Datenlieferungen (OMDS)
Die Datenlieferungen sind der Weg für die Daten, die Ihnen Ihre Versicherungsunternehmen im Format OMDS bereitstellen. Sie laden die Dateien auf der Seite Datenlieferungen hoch und sehen dort, was jede Lieferung gebracht hat. Sie bringen nicht nur Polizzen mit, sondern auch die Zahlen, die auf der Ertragsseite gebraucht werden:
- Polizzen mit Vertragspersonen, versicherten Objekten, Sparten und Risiken,
- Provisionen je Polizze,
- Mahnungen der Versicherungsunternehmen,
- Fonds bei fondsgebundenen Verträgen,
- Schäden.
Anders als die beiden ersten Wege setzen sie voraus, dass Ihr Unternehmen für das Versicherungswesen freigeschaltet ist. Fehlt die Gruppe im Menü, sind die Datenlieferungen nicht erreichbar.
Die Anleitung dazu ist Datenlieferungen prüfen und Dateien hochladen; was die Seite im Einzelnen zeigt, steht in der Referenz zu den Datenlieferungen.
Weg 4: Individuelle Anbindung
Setzen Sie eine Software ein, für die keiner der drei Wege passt, ist eine individuelle Anbindung möglich. Ob und mit welchem Aufwand das für Ihr System geht, klärt der Support im Einzelfall — die Voraussetzung ist, dass Ihr bisheriges Programm seine Daten in irgendeiner Form herausgeben kann.
Was Sie in jedem Fall selbst anlegen
Kein Import bringt die Dinge mit, die es außerhalb von feeflow noch nicht gibt:
- Honorarvereinbarungen und Servicepauschalen. Sie entstehen in feeflow und werden dort unterschrieben. Eine bereits außerhalb unterschriebene Vereinbarung können Sie über „Upload“ hinterlegen; sie gilt dann als unterschrieben.
- Zeiteinträge. Sie entstehen im laufenden Betrieb, siehe Zeiten erfassen und abrechnen.
- Ihre Unternehmensdaten, Stundensätze und Servicepakete. Stundensätze, Dienstleistungen und Servicepakete legt feeflow beim Anlegen Ihres Unternehmens in einer Grundausstattung an; Sie prüfen und ändern sie, siehe Stammdaten einrichten.
Wenn Daten doppelt ankommen
Sobald Daten aus mehreren Quellen kommen, entstehen Doppeleinträge. feeflow durchsucht den Kundenbestand deshalb einmal täglich nach Dubletten — nicht sofort beim Import, sondern beim nächsten Lauf.
Stimmen zwei Kontakte in einem eindeutigen Merkmal überein (gleiche IBAN, E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Firmenbuchnummer oder gleicher Name mit gleichem Geburtsdatum), führt feeflow sie ohne Rückfrage zusammen. Alles, was nur ähnlich ist, sammelt sich als Vorschlag hinter der Schaltfläche „Dubletten“ in der Kundenliste und wartet auf Ihre Entscheidung. Beschrieben ist das unter Wenn feeflow eine Dublette vermutet.
Tipp
Planen Sie die Reihenfolge, wenn Sie mehrere Wege nutzen: Beginnen Sie mit der laufenden Anbindung oder dem größten Bestand und ergänzen Sie danach. So bleibt die Zahl der Dubletten-Vorschläge überschaubar.
Wie es weitergeht
Stehen die Kunden, geht es an die eigentliche Arbeit: Servicepauschale einrichten für die wiederkehrende Betreuungspauschale, Zeithonorar vereinbaren für die Abrechnung nach Aufwand. Den Überblick darüber, was davon Sie überhaupt brauchen, gibt So funktioniert feeflow.
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