Diese Seite beschreibt keinen Bildschirm, sondern das Verhalten des Systems. feeflow arbeitet auch dann, wenn niemand angemeldet ist: In der Nacht und über den Tag verteilt laufen rund zwei Dutzend Prüfungen, die Status umstellen, Aufgaben anlegen, E-Mails verschicken und Daten aufräumen; dazu kommen Meldungen angebundener Dienste, die jederzeit eintreffen können. Wer davon nichts weiß, erlebt sie als Rätsel — eine Rechnung ist plötzlich „Überfällig“, eine Aufgabe steht auf dem Dashboard, die niemand angelegt hat, ein Einzugstermin ist über Nacht dazugekommen.
Hier steht, was da passiert, woran es hängt und woran Sie es merken.
Woran Sie einen automatischen Lauf erkennen
Nicht jeder Lauf ist zu bemerken — manche räumen nur im Hintergrund auf. Die spürbaren hinterlassen eine von vier Spuren:
- Ein Status wechselt. Betroffen sind Rechnungen, SEPA-Einzüge und Honorarvereinbarungen.
- Eine Aufgabe entsteht. Sie steht auf dem Dashboard in der Karte Aufgaben. Die allermeisten Aufgaben in feeflow legen Sie nicht selbst an, sondern ein solcher Lauf.
- Eine E-Mail geht raus — an Sie oder an Ihren Kunden.
- Etwas verschwindet aus einer Liste, weil es gelöscht oder umgestellt wurde.
Wo feeflow selbst einen Status gesetzt hat, steht das auch dabei. Auf der Detailansicht einer Rechnung führt die Karte Statusverlauf jeden Wechsel mit Zeitpunkt und Verursacher; „Gesetzt von: System“ heißt, dass kein Mensch beteiligt war.
Wann genau ein Lauf startet, steht auf dieser Seite bewusst nicht auf die Minute. Die meisten laufen nachts oder früh am Morgen, bevor Sie zu arbeiten beginnen; einige gehen im Lauf des Tages mehrmals. Auf die Zeitpunkte haben Sie keinen Einfluss, und für die Arbeit mit feeflow kommt es auf sie auch nicht an — entscheidend ist, dass ein Lauf greift und woran er hängt. Beides steht bei jedem Abschnitt dabei.
Was über Nacht den Status wechselt
Rechnungen werden überfällig
Einmal täglich, früh am Morgen. feeflow sucht alle Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die weder bezahlt noch storniert sind, und setzt sie auf „Überfällig“. Betroffen sind nur Rechnungen im Status „Versendet“ oder „Teilbezahlt“ — ein Entwurf und eine finalisierte, aber nie versendete Rechnung werden nie überfällig, egal wie alt sie sind.
Der Wechsel erfolgt am Tag nach der Fälligkeit, nicht am Fälligkeitstag selbst. Eine Rechnung mit Fälligkeit 3. August ist am 3. August noch pünktlich und steht am 4. August früh auf „Überfällig“.
Zu jeder überfällig gewordenen Rechnung entsteht zusätzlich die Aufgabe „Rechnung überfällig“. Derselbe Lauf legt diese Aufgabe auch dann neu an, wenn das Zahlungsziel einer bereits versendeten Mahnung verstrichen ist und keine offene Aufgabe mehr zu dieser Rechnung existiert — so kommt eine einmal abgearbeitete Rechnung nach der nächsten überschrittenen Mahnfrist wieder auf den Tisch. Reine Zahlungserinnerungen zählen dabei nicht mit.
Eingreifen können Sie nur an der Ursache: Sobald die Rechnung bezahlt oder storniert ist, verschwindet die Aufgabe. Den Status selbst können Sie nicht von Hand zurücksetzen.
SEPA-Einzüge werden überfällig
Einmal täglich, kurz danach. Derselbe Gedanke für die Servicepauschalen-Einzüge: Ein Einzug im Status „Ausstehend“ wechselt auf „Überfällig“, und es entsteht die Aufgabe „SEPA-Einzug überfällig“.
Hier gilt allerdings ein anderer Maßstab, den man kennen muss:
Wichtig
Ein Einzug wird nicht an Ihrem Kalenderdatum gemessen, sondern am Datum Ihres letzten Bankimports. Liegt Ihr letzter Import zwei Wochen zurück, gilt für diesen Lauf ein zwei Wochen alter Stand — Einzüge aus den letzten zwei Wochen werden dann noch nicht überfällig. Solange die Bankanbindung abgelaufen ist oder Sie keine Umsätze importieren, bleibt die Liste der überfälligen Einzüge also stehen und wächst nicht weiter. Unter Überfällige Posten › SEPA-Einzüge zeigt feeflow deshalb das Datum des letzten Bankimports an; liegt er mehr als sieben Tage zurück, wird der Hinweis rot und bietet den Import direkt an.
Zwei weitere Einschränkungen: Der Lauf betrifft nur Vereinbarungen, die Sie selbst einziehen (SEPA-Export), nicht solche über GoCardless — dort meldet der Zahlungsdienstleister den Ausfall selbst. Und ein Einzug, der als „Rückläufer“ markiert ist und für den die Frist der versendeten Zahlungserinnerung abgelaufen ist, wird von diesem Lauf wieder auf „Überfällig“ gesetzt, damit er nicht unbemerkt liegen bleibt.
Honorarvereinbarungen werden abgeschlossen
Einmal täglich, nachts. feeflow prüft, welche Honorarvereinbarungen ihr Datum unter Gültig bis erreicht haben, und setzt sie auf „Abgeschlossen“. Dasselbe gilt für gekündigte Vereinbarungen.
Was dabei zusätzlich passiert, ist der eigentlich spürbare Teil: Alle noch nicht eingezogenen Termine nach dem Enddatum werden auf „Storniert“ gesetzt, und bereits erzeugte Rechnungen zu diesen Terminen werden storniert. Bei einer GoCardless-Vereinbarung wird außerdem das Abonnement beim Zahlungsdienstleister gekündigt.
Das erklärt, warum eine gekündigte Vereinbarung nicht sofort nach dem Kündigen „sauber“ aussieht: Bis zum nächsten Lauf stehen die künftigen Termine noch in der Liste. Die Einzelheiten zu den Statuswerten stehen unter Honorarvereinbarungen.
Was den Geldfluss in Gang setzt
Der nächste Einzugstermin entsteht
Stündlich. feeflow schreibt für jede aktive Servicepauschale die kommenden Abrechnungstermine im Voraus fort — bis zu einem Jahr im Voraus, und nie über das Enddatum der Vereinbarung hinaus. Deshalb füllt sich der Reiter SEPA-Einzüge von selbst, ohne dass Sie je einen Termin anlegen.
Bedingung ist, dass die Vereinbarung aktiv und unterschrieben ist; bei SEPA muss zusätzlich eine Mandatsreferenz vorliegen. Fehlt sie, entstehen keine Termine — die Vereinbarung sieht aktiv aus, zieht aber nichts ein. Zeithonorar-Vereinbarungen erzeugen keine Termine, weil sie nach Aufwand abgerechnet werden; GoCardless-Vereinbarungen ebenso wenig, weil dort der Zahlungsdienstleister den Rhythmus führt.
Rechnungen für anstehende Termine
Einmal täglich, nachts. Für Honorarvereinbarungen mit der Abrechnungsart Rechnung (nicht SEPA) erzeugt feeflow 14 Tage vor dem Termin die Rechnung. Sie erscheint als Entwurf in der Abrechnung, und es entsteht die Aufgabe „Rechnung versandbereit“.
Diese Rechnung entsteht also, ohne dass Sie Zeiten auswählen oder etwas anklicken. Versendet wird sie nicht automatisch — das bleibt Ihre Entscheidung.
Vorwarnung für anstehende SEPA-Einzüge
Einmal täglich, nachts. Ebenfalls 14 Tage im Voraus, aber für die selbst eingezogenen Servicepauschalen: feeflow legt je Termin die Aufgabe „SEPA-Einzug wird fällig“ an, damit Sie die Lastschriftdatei rechtzeitig exportieren. Auch das betrifft nur Vereinbarungen ohne GoCardless und nur solche, die tatsächlich unterschrieben sind.
Der Zahlungsabgleich
Zweimal täglich — einmal nachts, einmal um die Mittagszeit — holt feeflow die Kontoumsätze über Ihre Bankanbindung ab; jeweils eine Stunde später ordnet es sie Rechnungen und SEPA-Einzügen zu. Eine erkannte Zahlung setzt die Rechnung selbsttätig auf „Bezahlt“ oder „Teilbezahlt“.
Deshalb erscheint eine Zahlung nicht in dem Moment auf dem Konto, in dem sie eingeht, sondern beim nächsten Lauf. Wenn Sie nicht warten wollen, importieren Sie den Kontoauszug zusätzlich selbst — doppelte Buchungen entstehen dabei nicht. Alle Einzelheiten dazu stehen unter Zahlungsabgleich.
Erkennt der Zuordnungslauf zu einer Abbuchung die passende Rücklastschrift auf demselben Kontoauszug, setzt er den Einzug auf „Rückläufer“, trägt die Differenz als Bankspesen ein, schließt eine etwaige Aufgabe „SEPA-Einzug überfällig“ und legt stattdessen „Rückläufer erkannt“ an. Sie erfahren von einer geplatzten Lastschrift also über feeflow, ohne den Kontoauszug selbst durchsehen zu müssen.
Schlägt der Abruf fehl, weil die Bankfreigabe abgelaufen ist, setzt derselbe Lauf das betroffene Konto auf „Abgelaufen“ und legt die Aufgabe „Bankverbindung abgelaufen“ an.
Einmal täglich prüft feeflow zusätzlich, ob überhaupt noch Umsätze hereinkommen. Liegt Ihr letzter Import mehr als sieben Tage zurück, entsteht die Aufgabe „Banktransaktionen importieren“. Sie schließt sich von selbst, sobald wieder ein Import stattgefunden hat. Teams, die vollständig über GoCardless abrechnen, sind davon ausgenommen.
Was von außen hereingemeldet wird
Nicht alles folgt einem Zeitplan. Zwei angebundene Dienste melden Ereignisse von sich aus, und feeflow verarbeitet sie binnen Minuten.
Meldungen von GoCardless
Betrifft nur Unternehmen, die ihre Servicepauschalen über GoCardless einziehen. Wer die Lastschriftdatei selbst exportiert, sieht davon nichts — für ihn erledigen das die nächtlichen Läufe und der Zahlungsabgleich.
- Die Zahlung ist bestätigt oder ausgezahlt — der Einzug wechselt auf „Bezahlt“, eine daran hängende Rechnung ebenfalls, und die Aufgabe „SEPA-Einzug überfällig“ schließt sich.
- Die Lastschrift ist geplatzt — der Einzug wechselt auf „Rückläufer“, es entsteht die Aufgabe „Rückläufer erkannt“.
- Eine Wiedervorlage ist beantragt — der Einzug wechselt auf „Wiederholung beantragt“.
- Die Zahlung wurde nach der Auszahlung zurückgebucht — der Einzug wechselt zurück auf „Rückläufer“, eine daran hängende Rechnung ist wieder offen, und es entsteht die Aufgabe „Späte Zahlungsrückbuchung“ mit der Priorität „Hoch“. Das Geld war bereits auf Ihrem Konto und ist wieder weg.
- Der Kunde hat einen bezahlten Einzug über seine Bank zurückgeholt (Rücklastschrift) — der Einzug wechselt auf „Rückläufer“, eine daran hängende Rechnung ist wieder offen, und es entsteht die Aufgabe „Rücklastschrift“ mit der Priorität „Hoch“. GoCardless zieht den Betrag von der nächsten Auszahlung ab. Gibt die Bank des Kunden die Rücklastschrift wieder frei, steht der Einzug wieder auf „Bezahlt“, und die Aufgabe schließt sich.
- Ein neuer Einzug wurde erzeugt — es entsteht ein Termin im Status „In Bearbeitung“; fällig ist er an dem Tag, an dem GoCardless abbucht. Wird eine gescheiterte Zahlung erneut eingereicht, rückt das Datum auf den neuen Termin.
- Das Abonnement wurde bei GoCardless gekündigt — die Honorarvereinbarung wechselt auf „Storniert“, mit dem heutigen Tag als Enddatum. Das geschieht auch dann, wenn die Kündigung nicht von Ihnen ausging.
- Die Verbindung wurde getrennt — Ihre Abrechnungsart fällt auf „Manuell“ beziehungsweise auf reinen Umsatzabruf zurück, und es entsteht die Aufgabe „GoCardless-Verbindung abgelaufen“.
Unzustellbare E-Mail-Adressen
Meldet der Mailversand eine Adresse als dauerhaft unzustellbar — oder dreimal innerhalb von 90 Tagen als vorübergehend unzustellbar —, merkt feeflow sich das und nimmt diesen Kunden aus künftigen Kampagnen heraus.
Achtung
Dafür gibt es in der Kundenliste kein Kennzeichen und keine Aufgabe. Der Kunde fehlt in der Empfängerzahl einer Kampagne, ohne dass irgendwo steht, warum. Fällt Ihnen auf, dass ein Kunde nie etwas erhält, prüfen Sie seine E-Mail-Adresse: Sobald Sie eine andere Adresse eintragen, zählt er wieder mit.
Was feeflow prüft und wovor es warnt
SEPA-Mandate, die nie ankamen
Einmal täglich, morgens. feeflow geht alle unterschriebenen SEPA-Vereinbarungen durch und prüft, ob zu jeder auch ein Lastschriftmandat vorliegt. Fehlt eines, entsteht die Aufgabe „SEPA-Mandat fehlt – Kunde kontaktieren“ mit der Dringlichkeit Hoch; ist das Mandat inzwischen da, schließt der Lauf die Aufgabe wieder.
Im Normalfall brauchen Sie diesen Lauf nicht: Aufgabe und Warnung entstehen bereits in dem Moment, in dem Ihr Kunde die Honorarvereinbarung unterschreibt und das Mandat schuldig bleibt. Der nächtliche Abgleich ist das Netz darunter, und er wird an zwei Stellen gebraucht:
- Das Mandat kann auf Wegen ankommen, die an der Oberfläche vorbeilaufen — die Rückmeldung von GoCardless, der Papier-Mandats-Import, die Übernahme aus einer Partneranbindung. Der Lauf hebt die Vereinbarung dann auf Aktiv und räumt die Aufgabe weg.
- Vereinbarungen, die schon vor der Einführung dieser Prüfung ohne Mandat dastanden, kennt niemand. Sie stehen weiterhin auf Aktiv, unverrechnet und ohne Einzug. Der erste Lauf holt genau diese nach oben.
Was Sie mit so einer Vereinbarung tun, steht unter Honorarvereinbarungen.
SEPA-Mandate nach 36 Monaten
Einmal täglich, morgens. Ein SEPA-Lastschriftmandat verfällt nach den Regeln des europäischen Zahlungsverkehrs, wenn 36 Monate lang kein Einzug darauf vorgelegt wurde — ein abgelehnter Einzug zählt dabei als vorgelegt. feeflow rechnet das nach und legt für betroffene Vereinbarungen die Aufgabe „SEPA-Mandat abgelaufen“ mit der Priorität „Hoch“ an. Solange die Aufgabe offen ist, wird sie nicht erneut angelegt.
Geprüft werden nur aktive Vereinbarungen mit Abrechnungsart SEPA, die Sie selbst einziehen. Bei GoCardless führt der Zahlungsdienstleister diese Frist selbst nach.
Eingreifen können Sie nur außerhalb von feeflow: Sie brauchen ein neues, unterschriebenes Mandat. Ein Zurücksetzen der Frist gibt es nicht.
UID-Nummern
Einmal täglich, abends. feeflow prüft die bei Ihren Kunden hinterlegten UID-Nummern. Neue Nummern werden gegen das europäische Prüfsystem VIES abgefragt, bereits bekannte Nummern nach 30 Tagen erneut.
Daraus entstehen zwei Aufgabenarten: „UID-Format ungültig“, wenn die Nummer schon rein formal nicht stimmen kann, und „UID ungültig“, wenn VIES sie zurückweist. Wird eine zuvor beanstandete Nummer wieder gültig, schließt feeflow die Aufgabe selbst.
Ist das VIES-System nicht erreichbar, bricht der Lauf ab und macht am nächsten Tag weiter — es entstehen dann keine falschen Beanstandungen.
Die Bankanbindung läuft ab
Einmal täglich, morgens. Banken befristen den Zugriff auf 90 Tage. feeflow verschickt 14 Tage und 7 Tage vorher eine Erinnerung und am 90. Tag eine letzte Meldung. Mit der ersten Erinnerung entsteht die Aufgabe „Bankverbindung läuft ab“ mit dem Ablaufdatum; erneuern Sie die Verbindung vorher, schließt sie sich von selbst. Am 90. Tag setzt derselbe Lauf die betroffenen Konten auf „Abgelaufen“ und ersetzt die Aufgabe durch „Bankverbindung abgelaufen“. Wie Sie die Verbindung erneuern, steht unter Zahlungsabgleich.
Die Testphase läuft ab
Einmal täglich, morgens. Vor dem Ende der kostenlosen Testphase gehen drei Erinnerungen raus: 7 Tage und 3 Tage vorher sowie am letzten Tag der Testphase („Ihre kostenlose Testphase endet heute.“). feeflow merkt sich je Stufe, dass sie verschickt wurde, sodass dieselbe Erinnerung nicht zweimal kommt.
Die GoCardless-Verbindung
Nur für Unternehmen, die über GoCardless abrechnen. Alle 15 Minuten prüft feeflow, ob die Verbindung noch gültig ist. Ist sie es nicht mehr, wird der Zugang entfernt, eine E-Mail verschickt und die Aufgabe „GoCardless-Verbindung abgelaufen“ mit der Priorität „Hoch“ angelegt; sobald die Verbindung wieder steht, schließt sich die Aufgabe selbst. Den Verifizierungsstand des Kontos liest feeflow bei jedem Öffnen der App mit. Solange das Konto noch nicht verifiziert ist, fragt feeflow ihn zusätzlich alle 15 Minuten ab, danach einmal täglich. Wird das Konto verifiziert, legt feeflow die bis dahin zurückgestellten GoCardless-Abonnements sofort an; ein täglicher Lauf am Morgen holt nach, was dabei gescheitert ist.
Wichtig
Alle Ablauf-Warnungen — Bankanbindung, GoCardless-Verbindung und Testphase — gehen an alle Administratoren Ihres Unternehmens, jeder bekommt eine eigene E-Mail. Deaktivierte Zugänge und noch nicht angenommene Einladungen sind ausgenommen, Benutzer ohne Administratorrolle ebenso. Die zugehörigen Aufgaben auf dem Dashboard sieht jeder im Team.
Was gelöscht und aufgeräumt wird
Aufgaben ohne Bezug verschwinden
Einmal täglich, nachts. feeflow entfernt Aufgaben, deren zugehöriger Datensatz nicht mehr existiert — etwa die Aufgabe zu einer Rechnung, die inzwischen gelöscht wurde. Für Sie sieht das so aus, als sei eine offene Aufgabe über Nacht verschwunden. Sie ist es auch, und es gibt keinen Papierkorb dafür.
Erledigte Aufgaben bleiben
Eine häufige Annahme, die nicht stimmt: Erledigte Aufgaben werden nicht gelöscht. Es gibt zwar einen entsprechenden Vorgang, er ist aber bewusst abgeschaltet — sonst würden Aufgaben zu dauerhaft ungültigen UID-Nummern jede Woche neu auftauchen. Erledigte Aufgaben verschwinden lediglich aus der Anzeige.
Kontakte werden nach sieben Jahren anonymisiert
Einmal täglich, nachts. feeflow anonymisiert Kontakte, deren sämtliche Honorarvereinbarungen storniert oder abgeschlossen sind und deren letzte Vereinbarung mehr als sieben Jahre zurückliegt. Das ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Gezählt wird dabei nicht ab dem Tag des Vertragsendes, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Vereinbarung geendet hat — so, wie es § 132 BAO und § 212 UGB vorgeben. Eine Vereinbarung, die irgendwann im Jahr 2019 geendet hat, bleibt also bis zum 31.12.2026 erhalten und wird frühestens am 1.1.2027 freigegeben.
Vorsicht
Die Anonymisierung lässt sich nicht rückgängig machen. Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefonnummern, IBAN, UID und Steuernummer werden durch „Anonymisiert“ ersetzt oder geleert; Unterschriften und hinterlegte Dokumente werden aus dem Speicher gelöscht, Korrespondenz und Kommentare durch „[Anonymisiert]“ ersetzt, Bankdaten auf Polizzen entfernt. Erhalten bleiben nur die Beträge und Zeitpunkte, die Sie für Ihre Buchhaltung brauchen.
Ein Kontakt mit auch nur einer aktiven Vereinbarung wird nie automatisch anonymisiert, ebenso wenig ein Kontakt ganz ohne Honorarvereinbarung. Es gibt keine Vorwarnung und keine Bestätigungsabfrage: Wenn Sie Daten über die Frist hinaus behalten müssen, sichern Sie sie rechtzeitig außerhalb von feeflow.
Ohne belegbares Enddatum wird nicht anonymisiert. Trägt eine stornierte oder abgeschlossene Vereinbarung weder ein Gültig bis noch ein Stornodatum, lässt sich die Frist nicht berechnen — feeflow behält den Kontakt dann und vermerkt ihn im Protokoll des Laufs, statt ihn im Zweifel freizugeben.
Der Kleinkram
Weitgehend unbemerkt laufen außerdem: das Löschen gelesener Benachrichtigungen (älter als eine Woche), das Verfallen nicht angenommener Team-Einladungen (nach einem Tag), der Abgleich der GoCardless-Auszahlungen und -Gebühren sowie das Nachfassen eingereichter Papier-Mandate bei GoCardless — ist ein Mandat dort verarbeitet, trägt die Vereinbarung am nächsten Tag eine Mandatsreferenz und wird eingezogen.
Für Unternehmen mit einer Partneranbindung kommt der Kundenabgleich hinzu — zweimal täglich, morgens und abends; kurz danach sucht feeflow nach Dubletten. Diese Suche legt nur Vorschläge an — zusammengeführt wird nie etwas von selbst.
feeflow rechnet auch sich selbst ab
Einmal täglich, nachts, erstellt feeflow die Rechnung für Ihre eigene Nutzung — jeweils an dem Tag im Monat, an dem Ihr Unternehmen angelegt wurde. Abgerechnet werden die aktiven Benutzer sowie eine umsatzabhängige Erfolgsbeteiligung; Zeiträume, die noch in die Testphase fallen, bleiben bei den Benutzergebühren außen vor.
Diese Rechnung entsteht nicht in Ihrer eigenen Abrechnung — sie gehört feeflow und wird Ihnen zugestellt. In Ihrer Rechnungsliste taucht sie nicht auf, und sie hat mit Ihren Kundenrechnungen nichts zu tun.
Können Sie einen Lauf selbst anstoßen?
Nein. Es gibt in feeflow keine Schaltfläche, die einen dieser Läufe außer der Reihe startet, und keine Einstellung, mit der Sie einen davon abschalten oder zeitlich verschieben könnten. Die Zeitpunkte gelten für alle Unternehmen gleich.
Was Sie stattdessen von Hand tun können, ist an drei Stellen dasselbe Ergebnis auch früher zu erreichen:
- Umsätze: den Kontoauszug als Datei importieren, statt auf den nächsten Abruf zu warten (siehe Zahlungsabgleich).
- Zahlungen: eine Rechnung von Hand über „Als bezahlt markieren“ abschließen.
- Rechnungen: eine Rechnung selbst anlegen, statt sie 14 Tage vor dem Termin entstehen zu lassen.
Umgekehrt gilt: Erscheint eine erwartete Statusänderung nicht, liegt es fast nie am Lauf selbst, sondern an einer seiner Bedingungen — eine Rechnung wurde nie versendet, eine Vereinbarung hat keine Mandatsreferenz, oder der letzte Bankimport ist zu alt.
Wie es weitergeht
Wo die Aufgaben zusammenlaufen, beschreibt das Dashboard. Die Statuswerte der Rechnungen und Einzüge stehen unter Abrechnung und SEPA-Einzüge, die Bankanbindung unter Zahlungsabgleich, die Vertragsstatus unter Honorarvereinbarungen. Wie Sie überfällige Posten abarbeiten, beschreibt die Anleitung Offene Posten und Mahnwesen.
War diese Seite hilfreich?