Diese Anleitung führt Sie von der erfassten Arbeitszeit bis zur erstellten Rechnung — genauer: bis zum Rechnungsentwurf, den feeflow aus den ausgewählten Zeiteinträgen erzeugt. Sie brauchen dafür einen angelegten Kunden, mindestens einen hinterlegten Stundensatz und eine unterschriebene Honorarvereinbarung mit diesem Kunden.
Hinweis
Die Zeiterfassung ist eine Erweiterung, keine Voraussetzung. Wenn Sie ausschließlich Servicepauschalen vereinbaren, kommen Sie ohne sie aus: Eine Pauschale wird unabhängig vom tatsächlichen Aufwand verrechnet. Zeiten erfassen Sie, wenn Sie nach Aufwand abrechnen wollen, wenn Sie Leistungen außerhalb eines Servicepakets verrechnen — oder wenn Sie Ihren Aufwand dem Ertrag gegenüberstellen und damit eine Pauschale begründen wollen.
Voraussetzung: die Honorarvereinbarung
Wichtig
Ein Zeiteintrag ist nur dann abrechenbar, wenn ihm eine unterschriebene Honorarvereinbarung des Kunden zugeordnet ist. Fehlt sie oder ist sie noch nicht unterschrieben, bekommt der Eintrag den Status „Nicht verrechenbar“ und taucht in der Abrechnung gar nicht erst auf.
Klären Sie das also, bevor Sie mit dem Erfassen beginnen — nachträglich ergänzen lässt es sich zwar, es kostet aber einen zweiten Durchgang durch alle betroffenen Einträge.
Schritt 1: Die Zeiterfassung öffnen
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Zeiterfassung.
Schritt 2: Den Zeiteintrag ausfüllen
Klicken Sie auf „Zeiteintrag hinzufügen“ und füllen Sie den Dialog von oben nach unten aus. Beginnen Sie mit dem Kunden — er steht ganz oben und ist Pflicht; ohne ihn bleibt „Hinzufügen“ gesperrt.
- Tragen Sie Startzeit und Endzeit der Leistung ein.
- Wählen Sie den Stundensatz. Er bestimmt, mit welchem Satz die Zeit verrechnet wird.
Der Arbeitsberichttext darunter ist optional und beschreibt die erbrachte Leistung. Formulieren Sie ihn so, dass Ihr Kunde ihn versteht — Sie können ihn beim Erstellen der Rechnung wahlweise als Positionstext übernehmen.
Weiter unten im Dialog, unterhalb der Zeitübersicht, wählen Sie die Honorarvereinbarung. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. Die weiteren Felder des Dialogs beschreibt die Referenz zur Zeiterfassung.
Schritt 3: Die Zeiten abrechnen
Wechseln Sie in die Abrechnung. Im Reiter „Nicht abgerechnete Zeiten“ erscheinen die erfassten Zeiteinträge, die eine Honorarvereinbarung haben und noch auf keiner Rechnung stehen.
Wählen Sie per Häkchen die Einträge aus, die auf eine gemeinsame Rechnung sollen. Erst dann erscheint in der Werkzeugleiste über der Tabelle die Anzahl der ausgewählten Zeilen und daneben der Button „Rechnung erstellen“; klicken Sie ihn an.
Es öffnet sich zunächst die Abrechnungsvorschau: eine kurze Übersicht, wie viele Einträge, wie viel Zeit und welcher Betrag je Kunde zusammenkommen. Mit „Rechnungen erstellen“ ganz unten in dieser Vorschau geht es weiter.
Im folgenden Dialog „Rechnung hinzufügen“ sehen Sie die Rechnung je Kunde im Detail. Die eigentliche Entscheidung liegt beim Häkchen „Arbeitsberichttext einbeziehen“ rechts oben unter „Optionen“: Ist es gesetzt, wird der Arbeitsberichttext der Zeiteinträge als Positionstext in die Rechnung übernommen; ohne Häkchen bleibt er weg. Es ist standardmäßig nicht gesetzt und wird je Kunde einzeln entschieden.
Mit „Rechnung hinzufügen“ legt feeflow die Rechnung an. Die einbezogenen Zeiteinträge gelten damit als abgerechnet und erscheinen nicht erneut in dieser Liste.
Wie es weitergeht
feeflow legt die Rechnung als Entwurf an — sie ist erstellt, aber noch nicht final und noch nicht versendet. Sie finden sie in der Abrechnung im Reiter Rechnungen mit dem Status „Entwurf“. Was danach kommt — Finalisieren, Versand, Zahlungsabgleich und Mahnwesen —, beschreibt die Referenz zur Abrechnung.
Wenn etwas fehlt
Taucht ein Zeiteintrag in der Abrechnung nicht auf, fehlt ihm meist die Honorarvereinbarung — oder die zugeordnete Vereinbarung ist noch nicht unterschrieben. In beiden Fällen steht der Eintrag auf „Nicht verrechenbar“. Öffnen Sie ihn in der Zeiterfassung per Klick auf die Zeile und ergänzen Sie die Vereinbarung.
Ein weiterer Grund kann der Schalter „Nicht verrechenbar“ im Eintrag selbst sein: Ist er gesetzt, wird der Eintrag bewusst von der Abrechnung ausgenommen.
Und schließlich: Zeitsegmente, die zu einem zusammengefassten Zeiteintrag gehören, erscheinen hier nie einzeln. Abgerechnet wird immer der zusammengefasste Eintrag.
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