Unter Mahnungen sehen Sie die Mahnverfahren, die Ihre Versicherer gegen Ihre Kunden führen: welche Polizze im Prämienrückstand ist, in welcher Mahnstufe das Verfahren steht, um welchen Betrag es geht und wann die Gesellschaft die nächste Stufe zieht. Der Bildschirm ist eine reine Ansicht — die Daten stammen vollständig aus den Bestandsdaten Ihrer Versicherer, feeflow zeigt sie nur an.
Nicht zu verwechseln mit Ihren eigenen Mahnungen
feeflow kennt zwei Dinge, die „Mahnung“ heißen, und sie haben nichts miteinander zu tun:
- Diese Seite zeigt Mahnungen des Versicherers an Ihren Kunden, weil dessen Prämie offen ist. Sie sind nicht Absender, sondern Mitleser: Sie erfahren aus dem Bestandsdatenstrom, dass bei einem Ihrer Kunden ein Mahnverfahren läuft. feeflow verschickt hier nichts und erinnert Sie an nichts.
- Ihre eigenen Mahnungen richten sich an Ihre Kunden und betreffen Ihre offenen Honorarnoten. Sie entstehen auf dem Bildschirm „Überfällige Rechnungen & SEPA-Einzüge“, den Sie über das Dashboard erreichen. Beschrieben sind sie in der Anleitung Offene Posten und Mahnwesen und in der Abrechnung.
Merkhilfe: Steht die Mahnung im Menü unter Versicherungswesen, geht es um die Prämie des Versicherers. Geht es um Ihr Honorar, finden Sie sie dort nicht.
Der Bereich muss freigeschaltet sein
Wie die ganze Menügruppe Versicherungswesen hängt dieser Bildschirm an einer Freischaltung für Ihr Unternehmen. Ohne sie ist der Menüpunkt gar nicht vorhanden — ein neu registriertes Unternehmen sieht ihn nicht. Rufen Sie /policy-reminders trotzdem direkt auf, kehrt feeflow auf das Dashboard zurück und zeigt „Kein Zugriff auf das Versicherungswesen. Diese Funktion wird von feeflow freigeschaltet – bitte wenden Sie sich an den feeflow-Support.“ Die Freischaltung nimmt ausschließlich feeflow selbst vor — wenden Sie sich dafür an den Support.
Die Übersicht
Der Menüpunkt heißt „Mahnungen“, die Überschrift des Bildschirms lautet „Polizzen-Mahnungen“. Die Liste zeigt jedes Mahnverfahren mit seinem aktuellen Stand — eine Zeile je Verfahren, nicht je Mahnschreiben.
Sortiert wird nach Gültig von, das zuletzt begonnene Verfahren zuerst. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert nach dieser Spalte um, ein weiterer Klick dreht die Richtung; nicht jede Spalte lässt sich sortieren, sortierbare tragen ein Sortiersymbol im Kopf. Das Feld „Suchen…“ durchsucht Verfahren-Nr., Mahnnummer, Polizzennummer und den Kunden — nach einer Mahnstufe oder einem anderen Spalteninhalt finden Sie dort nichts. Über „Ansicht“ blenden Sie einzelne Spalten aus, unten stellen Sie die Zeilen pro Seite ein (50, 100 oder 250).
Über der Tabelle grenzen vier Filter die Liste ein:
- „Gültigkeit“ — „Aktuell gültig“ zeigt die Verfahren, deren Mahnstufe heute noch gilt (Gültig bis liegt heute oder später oder fehlt), „Abgelaufen“ die übrigen.
- „Versicherung“, „Sparte“ und „Vermittler“ — sie richten sich nach der Polizze, zu der gemahnt wird.
Die Tabelle ist deutlich breiter als der sichtbare Ausschnitt; die Spalten rechts des Screenshots erreichen Sie durch Scrollen nach rechts. Von links nach rechts stehen:
- Verfahren-Nr. — die Nummer, unter der der Versicherer das Mahnverfahren führt. Sie ist der Schlüssel des Eintrags: Meldet die Gesellschaft dasselbe Verfahren später erneut, aktualisiert feeflow diese Zeile, statt eine zweite anzulegen.
- Polizze — die Polizzennummer, zu der gemahnt wird.
- Kunde, Versicherung und Vermittler — Kunde, Versicherer und Vermittler dieser Polizze. Polizze, Kunde und Versicherung sind Links, sofern es den Datensatz in feeflow gibt; ein Klick darauf führt zu ihm statt zur Polizze.
- Mahnstufe — der Stand des Verfahrens, siehe Die Mahnstufen.
- Betrag — der gemahnte Prämienbetrag.
- Spesen — die Mahnspesen, die die Gesellschaft zusätzlich verrechnet. Sind keine angefallen, steht hier „€ 0,00“; liefert der Versicherer das Feld gar nicht, steht „-“.
- Gültig von und Gültig bis — der Zeitraum, in dem die aktuelle Mahnstufe gilt. Das Ende ist in der Praxis die Frist, bis zu der der Kunde zahlen kann, bevor die nächste Stufe greift.
- Deckung bis — bis zu welchem Tag der Versicherungsschutz aus dieser Polizze noch besteht. Das ist die geschäftlich wichtigste Spalte: Liegt das Datum in der Vergangenheit, ist der Kunde nicht mehr gedeckt.
- Fällige — die Anzahl der offenen Prämienfälligkeiten, die das Verfahren umfasst. Bei einem erledigten Verfahren steht hier 0.
- Älteste Fälligkeit — seit wann die älteste dieser Prämien offen ist.
- Letzte Zahlung — wann der Kunde zuletzt auf diese Polizze gezahlt hat.
- Nächste Stufe und Nächste Stufe am — welche Mahnstufe die Gesellschaft als nächste vorsieht und ab wann. Ist das Verfahren abgeschlossen, steht in beiden Spalten „-“.
- Ablehnungsgrund — der Grund, aus dem eine Abbuchung zurückgelaufen ist, etwa „kein Konto“, „Konto geschlossen“, „kein Abbuchungsauftrag“ oder „Kundeneinspruch“. Das Feld bleibt leer, solange der Versicherer keinen Rücklauf meldet; in vielen Beständen steht durchgehend „-“.
- Mahnstelle und Sparte — siehe Mahnstelle und Inkassobüro beziehungsweise Sparten.
Beträge zeigt feeflow immer in Euro an. Meldet ein Versicherer ein Verfahren in einer anderen Währung, wird der Betrag trotzdem mit „€“ dargestellt.
Es gibt keine Schaltfläche zum Anlegen, keine Spalte Aktionen und keinen Weg, eine Zeile zu ändern oder zu löschen. Was hier steht, hat der Versicherer geliefert.
Die Mahnstufen
Die Mahnstufe ist ein Schlüssel aus dem Bestandsdatenstandard, den die österreichischen Versicherer gemeinsam verwenden. feeflow übersetzt ihn in den zugehörigen Namen und zeigt diesen in der Spalte Mahnstufe an. Der Standard kennt sechzehn Stufen:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| 01 | Zahlungserinnerung |
| 02 | Qualifizierte Mahnung (§38 bzw. §39) |
| 03 | Deckungsfreiheit |
| 04 | Klagsandrohung |
| 05 | Klagetermin |
| 06 | Betreuerintervention vor Mahnklage |
| 07 | Auftrag zur Klage |
| 08 | Androhung Kennzeichenentzug (§61/3) |
| 09 | Prämienklage eingebracht |
| 10 | Brief §39 |
| 11 | Durchführung Kennzeichenentzug (§61/4) |
| 12 | Androhung Storno |
| 13 | Durchführung Storno |
| 99 | Sonstiges |
| 00 | unbekannt |
| E | erledigt |
In der Praxis sehen Sie überwiegend die ersten drei: Eine Zahlungserinnerung ist die formlose Erinnerung an eine übersehene Prämie. Bei der Qualifizierten Mahnung läuft eine Frist mit Rechtsfolgen. Deckungsfreiheit heißt, dass der Versicherer aus dieser Polizze nicht mehr leistet — ab hier hat ein Schaden für Ihren Kunden unmittelbare Folgen. erledigt bedeutet, dass das Verfahren abgeschlossen ist, in aller Regel durch Zahlungseingang.
Drei Dinge sind dabei zu beachten:
- Die Nummern sind kein Rang. Sie sind ein Verzeichnis, keine Reihenfolge: Welchen Weg ein Verfahren nimmt, entscheidet die Gesellschaft. In ein und derselben Liste kann auf Stufe 02 beim einen Versicherer die 03 (Deckungsfreiheit) folgen und beim anderen die 08 (Androhung Kennzeichenentzug), und auf die 03 folgt die 12 (Androhung Storno). Manche Stufen kommen ohnehin nur in bestimmten Sparten vor — den Kennzeichenentzug nach §61 KFG gibt es naturgemäß nur bei KFZ-Polizzen. Verlassen Sie sich deshalb auf die Spalte Nächste Stufe, nicht auf die Nummer.
- Sortieren nach Mahnstufe sortiert alphabetisch. Ein Klick auf den Spaltenkopf ordnet nach dem Namen der Stufe — „Deckungsfreiheit“ landet also vor „Zahlungserinnerung“, ohne dass das etwas über die Dringlichkeit aussagt.
- Unbekannte Schlüssel bleiben stehen, wie sie kommen. Meldet ein Versicherer eine Stufe, die der Standard nicht kennt, zeigt feeflow ersatzweise den Freitext der Gesellschaft an und, wenn auch der fehlt, den nackten Schlüssel.
Mahnstelle und Inkassobüro
Ein Mahnverfahren nennt zwei Stellen, und feeflow zeigt sie an zwei verschiedenen Orten:
- Die Mahnstelle ist die Abteilung innerhalb der Versicherung, die das Verfahren betreibt — im Bestand stehen dort Bezeichnungen wie „Mahnabteilung Wien“ oder „Kundenservice Mahnwesen“. Sie ist die Stelle, bei der Sie für Ihren Kunden nachfragen. Ihre Spalte steht weit rechts, als vorletzte vor der Sparte.
- Ein Inkassobüro ist ein externes Unternehmen, das die Gesellschaft mit der Eintreibung beauftragt hat. Sobald es genannt ist, hat der Versicherer die Forderung aus der Hand gegeben; für den Kunden bedeutet das in der Regel zusätzliche Kosten.
Hier gibt es eine Stolperstelle: Das Inkassobüro hat in der Übersicht keine eigene Spalte. Sie sehen es erst, wenn Sie die Polizze öffnen — dort trägt es die Beschriftung „Ext. Agent“. Ob in einem Ihrer Verfahren ein Inkassobüro eingeschaltet ist, lässt sich der Liste also nicht entnehmen.
Eine Mahnung auf der Polizze
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die zugehörige Polizze — außer Sie treffen einen der Links in der Zeile. Die Mahnungen stehen dort auf dem Reiter „Übersicht“ in der Karte „Mahnungen“, deren Titel die Anzahl der Verfahren zu dieser Polizze nennt. Hat eine Polizze keine Mahnung, fehlt die Karte ganz.
Die Karte zeigt zusätzlich zur Liste drei Angaben, die es in der Tabelle nicht gibt:
- Mahnnr. — die laufende Nummer des Mahnschreibens innerhalb des Verfahrens.
- Vermittler — hier die Vermittlernummer, unter der die Gesellschaft das Verfahren führt; die Spalte Vermittler der Liste nennt dagegen den Namen des Vermittlers der Polizze.
- Ext. Agent — das beauftragte Inkassobüro, siehe Mahnstelle und Inkassobüro. Die Angabe erscheint nur, wenn der Versicherer eines gemeldet hat.
Der farbige Balken links und die Einfärbung der Mahnstufe folgen der Nummer der Stufe: ab 03 rot, ab 02 orange, darunter gelb. Beachten Sie dabei, dass eine erledigte Mahnung dieselbe milde Farbe wie eine Zahlungserinnerung bekommt und innerhalb der Karte ganz unten einsortiert wird — abgeschlossen ist sie trotzdem. Die Farbe ersetzt also nicht den Blick auf die Stufe.
Woher die Einträge kommen
Polizzen-Mahnungen entstehen ausschließlich mit den Datenlieferungen, also mit den Bestandsdaten Ihrer Versicherer. Sie können keine von Hand erfassen, und es gibt keine Schnittstelle, über die Sie eine anlegen könnten.
Beim Import gleicht feeflow jede gelieferte Mahnung über Verfahren-Nr. und Polizzennummer ab. Ist das Verfahren schon vorhanden, wird die bestehende Zeile überschrieben — mit der aktuellen Mahnstufe, dem aktuellen Betrag und der neuen angekündigten Folgestufe. Daraus folgt zweierlei:
- Die Liste zeigt immer den Ist-Stand, nie eine Historie. Dass ein Verfahren vorher in Stufe 01 stand, ist nach dem nächsten Import nicht mehr sichtbar.
- Ein einmal geliefertes Verfahren verschwindet nicht von selbst. Auch ein abgeschlossenes Verfahren bleibt in der Liste stehen — erkennbar an der Mahnstufe erledigt und daran, dass Fällige auf 0 steht und Nächste Stufe leer ist.
Lässt sich die Polizzennummer keiner Ihrer Polizzen zuordnen, erscheint die Mahnung trotzdem in der Liste; ein Klick auf die Zeile führt dann aber nirgendwohin.
Wie es weitergeht
Die Polizze hinter einer Mahnung samt Kunde, Prämie und Zahlungsrhythmus beschreibt die Seite Polizzen. Wie die Daten überhaupt in feeflow kommen, steht unter Datenlieferungen. Ihre eigenen Mahnungen an Kunden behandelt die Anleitung Offene Posten und Mahnwesen.
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